Kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen

Pörssitiedote 31.1.2018 12.00 EET

UPM-Kymmene Oyj Yhtiökokouskutsu 31.1.2018 klo 12.00 EET

Kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen

UPM-Kymmene Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään torstaina huhtikuun 5. päivänä 2018 klo 14.00 alkaen Messukeskuksessa, Messuaukio 1, Helsinki (kokoustamon sisäänkäynti). Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänilippujen jakaminen aloitetaan klo 13.00.

Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat
Kokouksen avaaminen
Kokouksen järjestäytyminen
Pöytäkirjantarkastajan ja ääntenlaskun valvojien valitseminen
Kokouksen laillisuuden toteaminen
Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
Vuoden 2017 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen

Toimitusjohtajan katsaus

Tilinpäätöksen vahvistaminen
Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen

Hallitus ehdottaa, että 31.12.2017 päättyneeltä tilikaudelta vahvistettavan taseen perusteella jaetaan osinkoa 1,15 euroa osakkeelta. Osinko maksetaan osakkeenomistajalle, joka osingonmaksun täsmäytyspäivänä 9.4.2018 on merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Hallitus ehdottaa, että osinko maksetaan 19.4.2018.

Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle
Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

Hallituksen nimitys- ja hallinnointivaliokunta ehdottaa, että hallituksen jäsenten palkkiot pysyvät ennallaan ja että hallituksen puheenjohtajalle maksetaan 190 000 euron, hallituksen varapuheenjohtajalle 135 000 euron ja muille hallituksen jäsenille 110 000 euron perusvuosipalkkio.

Nimitys- ja hallinnointivaliokunta ehdottaa lisäksi, että valiokuntien jäsenten vuosipalkkiot pysyvät ennallaan ja että hallituksen valiokuntien jäsenille maksetaan seuraavat vuosipalkkiot:

Tarkastusvaliokunta: Puheenjohtaja 35 000 euroa ja jäsenet 15 000 euroa
Palkitsemisvaliokunta: Puheenjohtaja 20 000 euroa ja jäsenet 10 000 euroa
Nimitys- ja hallinnointivaliokunta: Puheenjohtaja 20 000 euroa ja jäsenet 10 000 euroa.

Vuosipalkkioita ei makseta yhtiön toimivaan johtoon kuuluvalle hallituksen jäsenelle.

Perusvuosipalkkio ehdotetaan maksettavaksi yhtiön osakkeina ja rahana siten, että 40 %:lla palkkion määrästä hankitaan hallituksen jäsenten nimiin ja lukuun yhtiön osakkeita ja loput maksetaan rahana. Yhtiö vastaa osakkeiden hankinnasta aiheutuvista kuluista ja varainsiirtoverosta. Näin hankittuja osakkeita ei voi luovuttaa ennen kuin ostopäivästä on kulunut kaksi vuotta tai ennen kuin hallituksen jäsenen jäsenyys hallituksessa on päättynyt riippuen siitä, kumpi ajankohdista on aiempi. Valiokuntien vuosipalkkiot ehdotetaan maksettavaksi rahana.

Hallituksen nimitys- ja hallinnointivaliokunta ehdottaa lisäksi, että muualla kuin hallituksen jäsenen kotipaikkakunnalla pidetystä hallituksen kokouksesta maksetaan matkasta ja majoituksesta aiheutuvat kulut laskun mukaan.

Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

Hallituksen nimitys- ja hallinnointivaliokunta ehdottaa, että yhtiön hallituksen jäsenten lukumääräksi päätetään nykyinen kymmenen (10).

Hallituksen jäsenten valitseminen

Hallituksen nimitys- ja hallinnointivaliokunta ehdottaa, että seuraavat hallituksen nykyiset jäsenet valitaan uudelleen hallitukseen: Berndt Brunow, Henrik Ehrnrooth, Piia-Noora Kauppi, Jussi Pesonen, Ari Puheloinen, Veli-Matti Reinikkala, Suzanne Thoma, Kim Wahl ja Björn Wahlroos. Valiokunta ehdottaa lisäksi, että Marjan Oudeman valitaan hallituksen uudeksi jäseneksi. Hallituksen jäsenet valitaan vuodeksi kerrallaan ja heidän toimikautensa päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Kaikki ehdokkaat ovat antaneet suostumuksensa valintaan. Ehdokkaiden henkilötiedot ovat nähtävissä yhtiön verkkosivuilla www.upm.fi/yhtiokokous2018.

UPM:n hallituksen jäsenenä vuodesta 2005 lähtien toiminut Wendy E. Lane on ilmoittanut, että hän ei ole käytettävissä uudelleenvalintaan. Toimittuaan yhtiön hallituksen jäsenenä 13 vuotta ja tuettuaan UPM:n huomattavaa muutosta globaalista paperintuottajasta monipuoliseksi Biofore-yhtiöksi hän katsoo, että hallitus hyötyisi uudistumisesta. Hän puolestaan keskittyy muihin tehtäviin.

Hallituksen uusi jäsenehdokas Marjan Oudeman (s. 1958) on hollannin kansalainen ja hänellä on maisterin tutkinnot oikeustieteessä (LL.M) ja kauppatieteissä (MBA). Oudemanilla on laaja työkokemus monikansallisten liiketoimintojen johtamisesta AkzoNobel NV, Tata Steel Europe, Corus Group Plc. ja Hoogovens Group NV -yhtiöistä. Yli 30-vuotisen uransa aikana hän on näissä yhtiöissä saanut lisäksi arvokasta kokemusta yhtiöiden tuloksen parantamisesta, rahoituksesta ja taloudellisesta raportoinnista, uudelleenjärjestelyistä, strategioiden suunnittelusta, organisaatioiden kehittämisestä ja hallinnoinnista. Työuransa hän päätti vuonna 2017 Utrechtin yliopiston johtokunnan puheenjohtajuuteen keskittyäkseen hallituksen jäsenen tehtäviinsä Statoil ASA:ssa (Norja) SHV Holdings NV:ssä (Alankomaat), Solvay SA:ssa (Belgia) ja Aalberts Industries NV:ssä (Alankomaat), jossa hän toimii myös tarkastusvaliokunnan puheenjohtajana. Oudeman on ollut myös ABN AMRO -pankin (2009-2015) ja Hollannin rautateiden (2005-2013) hallintoneuvostojen jäsen ja on tällä hetkellä Concertgebouw NV:n ja Het Rijksmuseumin hallintoneuvostojen jäsen.

Hallitus on arvioinut jäsenehdokkaiden riippumattomuutta Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodin mukaisten riippumattomuuskriteerien ja kokonaisarvioinnissa huomioon otettavien muiden seikkojen ja olosuhteiden pohjalta sekä yhtiön että jäsenehdokkaiden näkökulmasta. Hallitus on ottanut huomioon myös jäsenehdokkaiden antamat tiedot.

Hallituksen arvion mukaan kaikki jäsenehdokkaat ovat riippumattomia yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista, koska yhdelläkään yhtiön osakkeenomistajalla ei ole vähintään 10 prosenttia yhtiön kaikista osakkeista tai niiden tuottamista äänistä. Lisäksi hallituksen suorittaman jäsenkohtaisen kokonaisarvion perusteella kaikki yhtiöön nähden ulkopuoliset hallituksen jäsenehdokkaat ovat riippumattomia yhtiöstä mukaan lukien Berndt Brunow, Veli-Matti Reinikkala ja Björn Wahlroos, vaikka he ovat toimineet, jos heidät valitaan uudelleen, yhtiön hallituksessa yhtäjaksoisesti 10 vuotta tai kauemmin. Mainittujen hallituksen jäsenehdokkaiden riippumattomuuden kokonaisarvioinnin perusteella heidän riippumattomuutensa ei ole vaarantunut pitkän hallitusjäsenyyden vuoksi eikä ole havaittu muita seikkoja tai tekijöitä, jotka heikentäisivät heidän riippumattomuuttaan. Jussi Pesonen ei yhtiön toimitusjohtajana ole riippumaton yhtiöstä. Hallituksen työjärjestyksen mukaan toimitusjohtaja ei voi olla minkään hallituksen valiokunnan jäsen.

Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallituksen tarkastusvaliokunta ehdottaa, että tilintarkastajan palkkio maksetaan hallituksen tarkastusvaliokunnan hyväksymien laskujen perusteella.

Vuodelta 2017 yhtiön tilintarkastajalle on maksettu tilintarkastuspalkkiona 2,3 miljoonaa euroa, tilintarkastukseen liittyvistä palveluista 0,1 miljoonaa euroa, veropalveluista 0,3 miljoonaa euroa ja muista kuin tilintarkastuspalveluista 0,5 miljoonaa euroa.

Tilintarkastajan valitseminen

Hallituksen tarkastusvaliokunta ehdottaa, että yhtiön tilintarkastajaksi valitaan uudelleen tilintarkastusyhteisö PricewaterhouseCoopers Oy toimikaudelle, joka jatkuu seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka. PricewaterhouseCoopers Oy on ilmoittanut, että päävastuullisena tilintarkastajana jatkaisi KHT Merja Lindh, joka on toiminut tässä asemassa 8.4.2014 alkaen.

Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta

Hallitus ehdottaa, että se valtuutettaisiin päättämään enintään 50 000 000 yhtiön oman osakkeen hankkimisesta. Ehdotettu osakkeiden enimmäismäärä vastaa 9,4 prosenttia yhtiön rekisteröidystä osakemäärästä ehdotuksen tekohetkellä. Valtuutus käsittäisi myös oikeuden ottaa pantiksi yhtiön omia osakkeita.

Omat osakkeet hankitaan muutoin kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa yhtiön vapaalla omalla pääomalla osakkeiden hankintahetken markkinahintaan julkisessa kaupankäynnissä niissä markkinapaikoissa, joissa yhtiön osake tai siihen oikeuttava todistus on otettu julkisen kaupankäynnin kohteeksi.

Osakkeet hankitaan käytettäväksi vastikkeena mahdollisissa yrityskaupoissa tai muissa yhtiön liiketoimintaan kuuluvissa järjestelyissä, investointien rahoittamiseksi, yhtiön pääomarakenteen kehittämiseksi, osana yhtiön kannustejärjestelmää tai yhtiöllä pidettäväksi, muutoin luovutettavaksi tai mitätöitäväksi.

Hallitus päättää kaikista muista yhtiön omien osakkeiden hankkimiseen liittyvistä seikoista. Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa 18 kuukautta yhtiökokouksen päätöksestä lukien. Mikäli tämä valtuutus hyväksytään, se kumoaa yhtiökokouksen 29.3.2017 antaman yhtiön omien osakkeiden hankkimisvaltuutuksen.

Yhtiöjärjestyksen osittaisesta muuttamisesta päättäminen

Hallitus ehdottaa, että yhtiöjärjestyksen 2 §:ää (Toimiala), 8 §:ää (Tilintarkastaja) ja 10 §:ää (Kutsu yhtiökokoukseen) muutettaisiin ja että yhtiöjärjestyksen 12 § (Osakkeiden lunastusvelvollisuus eri äänivaltatilanteissa) poistettaisiin.

Hallitus ehdottaa, että yhtiöjärjestyksen 2 §:ää muutettaisiin vastaamaan tarkemmin yhtiön liiketoimintoja, 8 §:ää muutettaisiin vastaamaan muutetun tilintarkastuslain (1141/2015) mukaista vastuuta tilintarkastusvalvonnan järjestämisestä, 10 §:ää muutettaisiin siten, että yhtiökokouskutsu kokonaisuudessaan julkaistaan ainoastaan yhtiön internet-sivuilla vallitsevan markkinakäytännön mukaisesti ja 12 § poistettaisiin tarpeettomana ja käytännössä vaikeasti toteutettavissa olevana. Yhtiöjärjestyksen edellä mainittujen kohtien nykyiset ja ehdotetut uudet sanamuodot ovat nähtävissä yhtiön verkkosivuilla www.upm.fi/yhtiokokous2018.

Hallituksen valtuuttaminen päättämään lahjoituksista yleishyödyllisiin tarkoituksiin

Hallitus ehdottaa, että se valtuutettaisiin päättämään yhteensä enintään 500 000 euron suuruisista lahjoituksista yleishyödyllisiin tai niihin rinnastettaviin tarkoituksiin sekä päättämään lahjoitusten saajista, käyttötarkoituksista sekä muista lahjoitusten ehdoista. Lahjoitukset tehtäisiin ensisijaisesti yhtiön Biofore Share and Care -ohjelman puitteissa, jonka painopistealueet ovat lukeminen ja oppiminen, paikallinen sitoutuminen, vastuullinen veden käyttö ja bioinnovaatiot. Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka.

Kokouksen päättäminen

Yhtiökokousasiakirjat

Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset ja tämä kokouskutsu ovat osakkeenomistajien nähtävillä UPM-Kymmene Oyj:n internetsivuilla osoitteessa www.upm.fi/yhtiokokous2018. UPM-Kymmene Oyj:n vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen, on saatavilla mainitulla internetsivulla 28.2.2018 alkaen. Yhtiökokoukselle tehdyt päätösehdotukset ja tilinpäätösasiakirjat ovat nähtävillä myös yhtiökokouksessa. Yhtiökokouksen pöytäkirja on osakkeenomistajien nähtävillä edellä mainitulla internetsivulla viimeistään 19.4.2018.

Ohjeita kokoukseen osallistujille
Osallistumisoikeus ja ilmoittautuminen

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 22.3.2018 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiölle viimeistään 27.3.2018 klo 16.00, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

yhtiön internetsivujen kautta osoitteessa www.upm.fi/yhtiokokous2018;
puhelimitse numeroon 020 770 6861 maanantaista perjantaihin klo 9-16 tai
kirjeitse osoitteeseen UPM-Kymmene Oyj, Lakiasiat, PL 380 (Alvar Aallon katu 1), 00101 Helsinki.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus/y-tunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisen asiamiehen tai avustajan nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon 22.3.2018. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 29.3.2018 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään omaisuudenhoitajaltaan tilapäistä osakasluetteloon rekisteröitymistä, valtakirjojen antamista ja yhtiökokoukseen ilmoittautumista koskevat ohjeet. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä.

Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa.

ADR-osaketalletustodistusten haltijat voivat valtuuttaa ADR:ien talletuspankin, Citibank N.A.:n, toimimaan asiamiehenään ja käyttämään heidän oikeuksiaan ADR-talletustodistuksiin perustuvien osakkeiden perusteella.

Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvo-osuustileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan alkuperäisinä osoitteeseen UPM-Kymmene Oyj, Lakiasiat, PL 380 (Alvar Aallon katu 1), 00101 Helsinki, ennen ilmoittautumisajan päättymistä.

Muut tiedot

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Yhtiöllä on kokouskutsun päivänä 31.1.2018 yhteensä 533 735 699 osaketta, jotka edustavat yhtä monta ääntä.

Helsingissä tammikuun 31. päivänä 2018
UPM-Kymmene Oyj
Hallitus

UPM, Mediasuhteet
ma-pe klo 9-16
puh. 040 588 3284
media@upm.com

UPM
Biometsäteollisuuden edelläkävijänä rakennamme kestävää, innovaatiovetoista ja kiinnostavaa tulevaisuutta kuudella liiketoiminta-alueella: UPM Biorefining, UPM Energy, UPM Raflatac, UPM Specialty Papers, UPM Paper ENA ja UPM Plywood. UPM tarjoaa kestäviä ja turvallisia ratkaisuja kasvavaan maailmanlaajuiseen kuluttajakysyntään. Tuotteemme valmistetaan uusiutuvista raaka-aineista ja ne ovat kierrätettäviä. Yhtiössämme työskentelee noin 19 100 henkilöä ja vuosittainen liikevaihtomme on noin 10 miljardia euroa. UPM:n osakkeet on listattu Helsingin pörssissä. UPM - The Biofore Company - www.upm.fi