UPM.FI

Kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen

Pörssitiedote 31.1.2017 12.15 EET

UPM-Kymmene Oyj                         Yhtiökokouskutsu   31.1.2017 klo 12.15 EET

Kutsu varsinaiseen yhtiökokoukseen

UPM-Kymmene Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään keskiviikkona maaliskuun 29. päivänä 2017 klo 14.00 alkaen Messukeskuksessa, Messuaukio 1, Helsinki (kokoustamon sisäänkäynti). Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänilippujen jakaminen aloitetaan klo 13.00.

  1. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat
     
  2. Kokouksen avaaminen
     
  3. Kokouksen järjestäytyminen
     
  4. Pöytäkirjantarkastajan ja ääntenlaskun valvojien valitseminen
     
  5. Kokouksen laillisuuden toteaminen
     
  6. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
     
  7. Vuoden 2016 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen
  • Toimitusjohtajan katsaus
  1. Tilinpäätöksen vahvistaminen
     
  2. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen

Hallitus ehdottaa, että 31.12.2016 päättyneeltä tilikaudelta vahvistettavan taseen perusteella jaetaan osinkoa 0,95 euroa osakkeelta. Osinko maksetaan osakkeenomistajalle, joka osingonmaksun täsmäytyspäivänä 31.3.2017 on merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Hallitus ehdottaa, että osinko maksetaan 12.4.2017.

  1. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle
     
  2. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

Hallituksen nimitys- ja hallinnointivaliokunta ehdottaa, että hallituksen jäsenten palkkioita korotetaan, koska ne ovat pysyneet ennallaan vuodesta 2007, ja että hallituksen puheenjohtajalle maksetaan 190 000 euron (aikaisemmin 175 000 euron), hallituksen varapuheenjohtajalle 135 000 euron (aikaisemmin 120 000 euron) ja muille jäsenille 110 000 euron (aikaisemmin 95 000 euron) perusvuosipalkkio.

Nimitys- ja hallinnointivaliokunta ehdottaa lisäksi, että valiokuntien vuosipalkkiot maksetaan hallituksen valiokuntien jäsenille seuraavasti:

  • Nimitys- ja hallinnointivaliokunta: Puheenjohtaja 20 000 euroa ja jäsenet 10 000 euroa
  • Tarkastusvaliokunta: Puheenjohtaja 35 000 euroa ja jäsenet 15 000 euroa
  • Palkitsemisvaliokunta: Puheenjohtaja 20 000 euroa ja jäsenet 10 000 euroa.

Vuosipalkkioita ei makseta hallituksen jäsenelle, joka kuuluu yhtiön toimivaan johtoon.

Perusvuosipalkkio ehdotetaan maksettavaksi yhtiön osakkeina ja rahana siten, että 40 %:lla palkkion määrästä hankitaan hallituksen jäsenten nimiin ja lukuun yhtiön osakkeita ja loput maksetaan rahana. Yhtiö vastaa osakkeiden hankinnasta aiheutuvista kuluista ja varainsiirtoverosta. Näin hankittuja osakkeita ei voi luovuttaa ennen kuin ostopäivästä on kulunut kaksi vuotta tai ennen kuin hallituksen jäsenen jäsenyys hallituksessa on päättynyt riippuen siitä, kumpi ajankohdista on aiempi. Valiokuntien vuosipalkkiot ehdotetaan maksettavaksi rahana.

Hallituksen nimitys- ja hallinnointivaliokunta ehdottaa lisäksi, että muualla kuin hallituksen jäsenen kotipaikkakunnalla pidetystä hallituksen kokouksesta maksetaan matkasta ja majoituksesta aiheutuvat kulut laskun mukaan.

  1. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

Hallituksen nimitys- ja hallinnointivaliokunta ehdottaa, että yhtiön hallituksen jäsenten lukumääräksi päätetään nykyinen kymmenen (10).

  1. Hallituksen jäsenten valitseminen

Hallituksen nimitys- ja hallinnointivaliokunta ehdottaa, että kaikki hallituksen nykyiset jäsenet eli Berndt Brunow, Henrik Ehrnrooth, Piia-Noora Kauppi, Wendy E. Lane, Jussi Pesonen, Ari Puheloinen, Veli-Matti Reinikkala, Suzanne Thoma, Kim Wahl ja Björn Wahlroos valitaan uudelleen hallitukseen toimikaudeksi, joka päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Edellä mainitut ehdokkaat ovat antaneet suostumuksensa valintaan. Ehdokkaiden henkilötiedot ovat nähtävissä yhtiön verkkosivuilla www.upm.fi/hallinnointi.

Nimitys- ja hallinnointivaliokunta on arvioinut jäsenehdokkaiden riippumattomuutta Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodin riippumattomuuskriteerien pohjalta. Valiokunnan arvion mukaan kaikki jäsenehdokkaat ovat riippumattomia yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista, koska yhdelläkään yhtiön osakkeenomistajalla ei ole vähintään 10 prosenttia yhtiön kaikista osakkeista tai niiden tuottamista äänistä. Lisäksi valiokunnan arvion mukaan kaikki yhtiöön nähden ulkopuoliset hallituksen jäsenehdokkaat ovat riippumattomia yhtiöstä mukaan lukien Berndt Brunow, Wendy E. Lane ja Veli-Matti Reinikkala, jotka valiokunnan suorittaman kokonaisarvioinnin perusteella ovat edelleen riippumattomia yhtiöstä, vaikka he ovat toimineet, jos heidät valitaan uudelleen, yhtiön hallituksessa yhtäjaksoisesti 10 vuotta tai kauemmin. Jussi Pesonen ei yhtiön toimitusjohtajana ole riippumaton yhtiöstä. Hallituksen työjärjestyksen mukaan toimitusjohtaja ei voi olla minkään hallituksen valiokunnan jäsen.

  1. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallituksen tarkastusvaliokunta ehdottaa, että tilintarkastajan palkkio maksetaan hallituksen tarkastusvaliokunnan hyväksymien laskujen perusteella.

Vuodelta 2016 yhtiön tilintarkastajalle on maksettu tilintarkastuspalkkiona 2,3 miljoonaa euroa, tilintarkastukseen liittyvistä palveluista 0,1 miljoonaa euroa, veropalveluista 0,7 miljoonaa euroa ja muista kuin tilintarkastuspalveluista 0,5 miljoonaa euroa.

  1. Tilintarkastajan valitseminen

Hallituksen tarkastusvaliokunta ehdottaa, että yhtiön tilintarkastajaksi valitaan uudelleen tilintarkastusyhteisö PricewaterhouseCoopers Oy toimikaudelle, joka jatkuu seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka. PricewaterhouseCoopers Oy on ilmoittanut, että päävastuullisena tilintarkastajana jatkaisi KHT Merja Lindh.

  1. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta

Hallitus ehdottaa, että se valtuutettaisiin päättämään enintään 50 000 000 yhtiön oman osakkeen hankkimisesta. Ehdotettu osakkeiden enimmäismäärä vastaa 9,4 prosenttia yhtiön rekisteröidystä osakemäärästä ehdotuksen tekohetkellä. Valtuutus käsittäisi myös oikeuden ottaa pantiksi yhtiön omia osakkeita.

Omat osakkeet hankitaan muutoin kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa yhtiön vapaalla omalla pääomalla osakkeiden hankintahetken markkinahintaan julkisessa kaupankäynnissä niissä markkinapaikoissa, joissa yhtiön osake tai siihen oikeuttava todistus on otettu julkisen kaupankäynnin kohteeksi.

Osakkeet hankitaan käytettäväksi vastikkeena mahdollisissa yrityskaupoissa tai muissa yhtiön liiketoimintaan kuuluvissa järjestelyissä, investointien rahoittamiseksi, yhtiön pääomarakenteen kehittämiseksi, osana yhtiön kannustejärjestelmää tai yhtiöllä pidettäväksi, muutoin luovutettavaksi tai mitätöitäväksi.

Hallitus päättää kaikista muista yhtiön omien osakkeiden hankkimiseen liittyvistä seikoista. Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa 18 kuukautta yhtiökokouksen päätöksestä lukien. Mikäli tämä valtuutus hyväksytään, se kumoaa yhtiökokouksen 7.4.2016 antaman yhtiön omien osakkeiden hankkimisvaltuutuksen.

  1. Yhteiselle arvo-osuustilille kirjattujen osakkeiden ja niihin perustuvien oikeuksien menettämisestä päättäminen

Hallitus ehdottaa, että varsinainen yhtiökokous päättäisi osakeyhtiölain mukaisesti, että oikeus yhtiön yhteiselle arvo-osuustilille kirjattuihin osakkeisiin ja niihin perustuviin oikeuksiin on menetetty ja että hallitus valtuutetaan ryhtymään kaikkiin kyseisen päätöksen edellyttämiin toimenpiteisiin. 31.12.2016 yhteistilillä oli 183 116 osaketta, mikä vastaa 0,03 prosenttia yhtiön kaikista osakkeista.

Osakeoikeuksien menettäminen koskisi niitä osakkeita, jotka ovat UPM-Kymmene Oyj:n yhteistilillä, ja joiden osalta osakkeenomistajan oikeuksien kirjaamista osakkeenomistajan arvo-osuustilille ei ole pyydetty ja oikeuksien kirjaamista varten tarvittavia asiakirjoja toimitettu osakkeenomistajan tilinhoitajayhteisön käsiteltäväksi viimeistään ennen varsinaisen yhtiökokouksen alkamista eli ennen klo 14.00 keskiviikkona 29.3.2017.

Osakkeet, joiden kirjaamista osakkeenomistajan arvo-osuustilille on edellä esitetyllä tavalla pyydetty ennen varsinaisen yhtiökokouksen alkamista ja jotka on kirjattu osakkeenomistajan arvo-osuustilille 30.6.2017 mennessä, eivät kuitenkaan ole edellä mainitun oikeuksien menettämisen kohteena. Lisätietoja yhtiön osakehistoriasta ja ohjeita osakeoikeuksien kirjaamisesta on yhtiön verkkosivuilla www.upm.fi/osakehistoria.

  1. Hallituksen valtuuttaminen päättämään lahjoituksista yleishyödyllisiin tarkoituksiin

Hallitus ehdottaa, että se valtuutettaisiin päättämään yhteensä enintään 500 000 euron suuruisista lahjoituksista yleishyödyllisiin tai niihin rinnastettaviin tarkoituksiin sekä päättämään lahjoitusten saajista, käyttötarkoituksista sekä muista lahjoitusten ehdoista. Lahjoitukset tehdään ensisijaisesti yhtiön Biofore Share and Care -ohjelman puitteissa, jonka painopistealueet ovat lukeminen ja oppiminen, paikallinen sitoutuminen, vastuullinen veden käyttö ja bioinnovaatiot. Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka.

  1. Kokouksen päättäminen
  1. Yhtiökokousasiakirjat

Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset ja tämä kokouskutsu ovat osakkeenomistajien nähtävillä UPM-Kymmene Oyj:n internetsivuilla osoitteessa www.upm.fi. UPM-Kymmene Oyj:n vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen, on saatavilla mainituilla internetsivuilla 28.2.2017 alkaen. Yhtiökokoukselle tehdyt päätösehdotukset ja tilinpäätösasiakirjat ovat nähtävillä myös yhtiökokouksessa. Yhtiökokouksen pöytäkirja on osakkeenomistajien nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 12.4.2017.

  1. Ohjeita kokoukseen osallistujille
     
  2. Osallistumisoikeus ja ilmoittautuminen

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 17.3.2017 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiölle viimeistään 23.3.2017 klo 16.00, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

  1. yhtiön internetsivujen kautta osoitteessa www.upm.fi;
  2. puhelimitse numeroon 020 770 6861 maanantaista perjantaihin klo 9-16 tai
  3. kirjeitse osoitteeseen UPM-Kymmene Oyj, Lakiasiat, PL 380 (Alvar Aallon katu 1), 00101 Helsinki.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus/y-tunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisen asiamiehen tai avustajan nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

  1. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon 17.3.2017. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 24.3.2017 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään omaisuudenhoitajaltaan tilapäistä osakasluetteloon rekisteröitymistä, valtakirjojen antamista ja yhtiökokoukseen ilmoittautumista koskevat ohjeet. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä.

  1. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa.

ADR-osaketalletustodistusten haltijat voivat valtuuttaa ADR:ien talletuspankin, Citibank N.A.:n, toimimaan asiamiehenään ja käyttämään heidän oikeuksiaan ADR-talletustodistuksiin perustuvien osakkeiden perusteella.

Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvo-osuustileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan alkuperäisinä osoitteeseen UPM-Kymmene Oyj, Lakiasiat, PL 380 (Alvar Aallon katu 1), 00101 Helsinki, ennen ilmoittautumisajan päättymistä.

  1. Muut tiedot

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Yhtiöllä on kokouskutsun päivänä 31.1.2017 yhteensä 533 735 699 osaketta, jotka edustavat yhtä monta ääntä.

Helsingissä tammikuun 31. päivänä 2017

UPM-Kymmene Oyj
Hallitus

UPM, Mediasuhteet
ma-pe klo 9-16
puh. 040 588 3284
media@upm.com

UPM uudistaa bio- ja metsäteollisuutta. Rakennamme kestävää tulevaisuutta kuudella liiketoiminta-alueella: UPM Biorefining, UPM Energy, UPM Raflatac, UPM Specialty Papers, UPM Paper ENA ja UPM Plywood. Tuotteemme valmistetaan uusiutuvista raaka-aineista ja ne ovat kierrätettäviä. Palvelemme asiakkaitamme maailmanlaajuisesti. Yhtiössämme työskentelee noin 19 300 henkilöä ja vuosittainen liikevaihtomme on noin 10 miljardia euroa. UPM:n osakkeet on listattu Helsingin pörssissä. UPM - The Biofore Company - www.upm.fi

Seuraa UPM:ää: Twitter | LinkedIn | Facebook | YouTube | Instagram | upmbiofore.fi