UPM.FI
Artikkeli | 03/17/2021 10:19:16

Uusi kanava huolenaiheiden esiin nostamiseen

Käyttäjäystävällinen työkalu helpottaa puheeksi ottamista.

UPM:llä yhtiön arvopohjan ja eettisten normien ylläpitäminen kuuluu kaikille. Vahvistamme yhdessä puheeksi ottamisen kulttuuria kannustamalla toisiamme ilmoittamaan havaituista rikkomuksista ja epäeettisestä toiminnasta.

UPM:n toimintaohje päivitettiin vuonna 2019, ja siinä korostettiin puheeksi ottamisen kulttuuria, minkä johdosta yhtiön Raportoi väärinkäytöksestä -kanava uudistettiin viime vuonna. Tämä uusi palvelu on käytettävissä maailmanlaajuisesti UPM:n verkkosivuilla, ja sitä voivat käyttää sekä UPM:n henkilöstö että sidosryhmät. Palvelun toimittaa riippumaton ulkopuolinen taho, ja se on saatavilla 40 kielellä kellon ympäri.

"Aiempaan verkkokanavaan verrattuna yksi erityinen tekninen ero on, että yhtiön sisällä ilmoitusten tekeminen on mahdollista puhelimitse. Lisäksi työkalun avulla voi nimettömissäkin ilmoituksissa saada palautetta ja viestiä asiasta ilmoituksen tekemisen jälkeen", sanoo UPM:n vaatimustenmukaisuusjohtaja Markus Skrabb.

Skrabb kertoo, että uudessa palvelussa on tehokkaat toimintatavat ilmoitettujen tapausten hallintaan UPM:n sisällä EU:n ns. whistleblower-direktiivin mukaisesti. Kaikki kanavan kautta lähetetyt ilmoitukset välitetään UPM:n sisäisen tarkastuksen johtajalle ja vaatimustenmukaisuusjohtajalle. Useimmissa tapauksissa he delegoivat jatkotoimenpiteet sopivimmalle henkilölle.

Puheeksi ottamisen kulttuurin tukeminen

Skrabb korostaa, että ensisijaisesti UPM haluaa edistää kulttuuria, jossa huolet otetaan avoimesti puheeksi kollegoiden ja esimiesten kanssa tai ottamalla yhteyttä henkilöstöhallintoon tai muihin tukifunktioihin. Jos tämä ei ole mahdollista, epäkohdan voi nostaa esille ilmoituskanavan avulla. Rikkomusta epäiltäessä ei pidä olettaa, että joku toinen on ehkä jo ilmoittanut asiasta – ilmoitus tulee tehdä aina kaikista rikkomuksista.

"Haluamme rohkaista kaikkia ottamaan puheeksi heitä huolestuttavat asiat, aivan pienetkin, jotta voimme ratkaista ne ja ottaa asiasta opiksi. Näin voimme ehkäistä tapauksia toistumasta", sanoo Skrabb.

Aikaisempina vuosina UPM:llä on tehty rikkomuksista noin 30 ilmoitusta vuosittain. Skrabbin arvion mukaan ilmoituksia tulisi todennäköisesti olla enemmän UPM:n kokoisessa yhtiössä, ja hän odottaakin ilmoitusten määrän lisääntyvän uuden kanavan käyttöönoton myötä. Tätä varten uudesta kanavasta on vuonna 2020 tiedotettu paikallisesti 17 kielellä.

"Alhaista ilmoitusten määrää voisi pitää hyvänä merkkinä, mutta mielestämme kyse voi olla siitä, että vanha kanava ei ollut kaikille työntekijöille helposti lähestyttävä, ja tähän toivomme parannusta uudesta kanavasta", Skrabb sanoo. Hän lisää, että UPM toivottaa tervetulleeksi myös asiakkaiden ja kumppanien palautteen epäillyistä rikkomuksista, koska sidosryhmillä on tärkeä rooli UPM:n arvopohjan ylläpitämisessä.