Lieferkette und Stakeholder

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Praktischer Leitfaden

8. Wissen, mit wem wir es zu tun haben

9. EInteraktion mit unseren Stakeholdern und der Gesellschaft

Wissen, mit wem wir es zu tun haben

Die Vorgehensweise von UPM

Bevor UPM eine Geschäftsbeziehung mit Geschäftspartnern eingeht, wollen wir etwaige Risiken einer solchen Beziehung erkennen und ansprechen. Darüber hinaus werden Geschäftspartner während der gesamten Geschäftsbeziehung beaufsichtigt. UPM setzt sich für verantwortungsbewusste Beschaffungspraktiken ein und erwartet von seinen Geschäftspartnern, dass sie die anwendbaren Gesetze einhalten und die Prinzipien des UPM Verhaltenskodex teilen. Im Lieferanten- und Drittparteienkodex definieren wir Anforderungen an unsere Lieferanten und Drittparteien. Wir verlangen auch von unseren Lieferanten, dass sie sicherstellen, dass ihre für die Geschäftsbeziehung mit UPM relevanten Zuliefer- und Subunternehmen sich hierzu ebenfalls verpflichten.

Beispiele und bewährte Verfahren für Sie

Machen Sie öffentlich bekannt , dass Sie sich zu geschäftlicher Integrität verpflichtet haben.
Definieren Sie Anforderungen für Ihre Geschäftspartner, und kommunizieren Sie diese Anforderungen auf transparente Weise. Stellen Sie sicher, dass diese Anforderungen dem Regelungsbereich dieses Verhaltenskodex für Lieferanten und Drittparteien gerecht werden.
Wenn Ihr Lieferant oder Subunternehmer Produkte oder Dienstleistungen im Rahmen Ihrer Vereinbarung mit UPM liefert, stellen Sie vertraglich sicher, dass diese den UPM Lieferanten- und Drittparteienkodex oder gleichwertigen Standards aus Ihren eigenen Richtlinien entsprechen.
Bewerten Sie die Risiken Ihrer Geschäftspartner im Hinblick auf Arbeitnehmer- und Menschenrechte, Bestechungs- und Korruptionsbekämpfung, Material- oder Servicequalität, Umweltemissionen und weitere Compliance-Aspekte. Setzen Sie Instrumente wie Hintergrundchecks und Audits ein, sowohl vor Eingehen einer Geschäftsbeziehung als auch im Verlauf derselben.
Überprüfen Sie Ihre Geschäftspartner anhand der geltenden Sanktionslisten.
Führen Sie in Ihrer Lieferkette regelmäßig Bonitäts- und Finanzkontrollen durch. Achten Sie auf Warnsignale wie z.B. komplexe oder ungewöhnliche Zahlungsstrukturen, mehrere Zahlungen von verschiedenen Parteien und Zahlungsaufforderungen von unbekannten Konten oder Drittparteien.

Setzen Sie Ziele für Ihre wichtigsten und risikoreichen Lieferanten, z.B. bezüglich Umwelt- und sozialen Auswirkungen und überwachen Sie den Fortschritt.
Unterstützen Sie Ihre Geschäftspartner aktiv und kontinuierlich bei der Umsetzung verantwortungsvoller Geschäftspraktiken.
Überwachen Sie die Einhaltung der für Ihre Geschäftspartner festgelegten Anforderungen. Behalten Sie sich das Recht vor, Audits durchzuführen, und führen Sie risikobasierte Audits durch, die Folge- und Korrekturmaßnahmen beinhalten.
Ergreifen Sie angemessene Maßnahmen, wenn Sie Fehlverhalten feststellen.
Dokumentieren Sie alle Geschäftstransaktionen, sodass Sie stets deren Rechtmäßigkeit nachweisen können. Solche Nachweise können von Behörden verlangt werden, zum Beispiel im Rahmen von Ermittlungen zu Geldwäsche oder Korruption, sowie gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften in Bezug auf Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Steuerhinterziehung, Betrug und andere Finanzverbrechen erforderlich sein.

Interaktion mit Stakeholdern und der Gesellschaft

Die Vorgehensweise von UPM

Wir wollen ein vertrauenswürdiger Partner sein. UPM ist bestrebt, die spezifischen Erwartungen der Stakeholder zu verstehen und durch den Dialog mit verschiedenen Stakeholdern die Ziele, Arbeitsprinzipien und Herausforderungen von UPM zu diskutieren. Wir respektieren das Recht auf Meinungsvielfalt, denn wir wollen den sinnvollen Dialog mit unseren Stakeholdern und der Gesellschaft fördern. Wir setzen uns dafür ein, einen Beitrag zur sozialen und wirtschaftlichen Entwicklung der Gemeinschaften zu leisten, die von unseren Tätigkeiten betroffen sind, und jegliche negativen Auswirkungen unserer Tätigkeiten auf diese Gemeinschaften zu minimieren.

Beispiele und bewährte Verfahren für Sie

Bewerten Sie die potenziellen Auswirkungen Ihrer Tätigkeiten auf Mitarbeitende, lokale Gemeinschaften und andere Interessengruppen. Ergreifen Sie Maßnahmen, um negative Auswirkungen zu mindern oder zu vermeiden. Setzen Sie, wo möglich, Initiativen für soziale Investitionen um.
Finden Sie heraus , wer Ihre Stakeholder sind und welche Erwartungen sie haben, und hören Sie ihre Ansichten an. Stellen Sie sicher, dass Sie über angemessene Systeme verfügen, um mögliche Beschwerden zu dokumentieren, und verwenden Sie diese Systeme konsequent.
Suchen Sie das Gespräch mit unterschiedlichen Stakeholdern, und begegnen Sie ihnen aufgeschlossen.
Informieren Sie lokale Stakeholder und die Gesellschaft an Ihren Standorten transparent und faktenbasiert über Ihre Auswirkungen und Ihre Leistung.
Im Fall von Änderungen Ihrer Geschäftstätigkeit, erhöhten Umweltauswirkungen oder anderen Veränderungen, die das Wohlergehen Ihrer Stakeholder erheblich beeinflussen könnten, sprechen Sie diese gezielt an, und informieren Sie sie über die Maßnahmen, die Sie als Antwort darauf ergriffen haben. Beispiele für derartige Situationen sind Austritte oder Verschüttungen, eine erhöhte Geruchsentwicklung oder eine Erweiterung der Produktion.
Etablieren Sie einen Kanal für Feedback von der Gesellschaft und den Stakeholdern.

Geschäftliche Integrität

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