Meldesystem

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Praktischer Leitfaden

Compliance betrifft alle

Die Vorgehensweise von UPM

Bei UPM ist jede/jeder Einzelne für die Aufrechterhaltung unserer Integrität und unserer ethischen Standards verantwortlich. Wir fördern eine Unternehmenskultur, in der Mitarbeitende Bedenken offen ansprechen, und begrüßen derartige Meldungen ausdrücklich. Alle Mitarbeitenden müssen jedes vermutete oder beobachtete Fehlverhalten unverzüglich melden. Wir tolerieren keinerlei Repressalien gegen Personen, die in gutem Glauben ein mutmaßliches Fehlverhalten melden.

Beispiele und bewährte Verfahren für Sie

Berechtigen Sie UPM zur Durchführung von Audits zu spezifischen Aspekten vor Ort, um Transparenz und Compliance nachzuweisen. Die Audits sind für alle Beteiligten von Vorteil: UPM kann sich vergewissern, dass Geschäftspartner den Verhaltenskodex für Lieferanten und Drittparteien einhalten. Geschäftspartner erhalten Feedback sowie die Gelegenheit, Betriebsabläufe zu verbessern.
Implementieren Sie Systeme, die eine klare Berichterstattung ermöglichen, vor allem im Hinblick auf umweltrechtliche Genehmigungen und Emissionen, personalbezogene Anfragen und Maßnahmen zur Bestechungsbekämpfung. Reagieren Sie exakt und zeitnah auf Befragungen durch UPM.
Informieren Sie über Ihre dafür vorgesehenen Kanäle weitreichend vor Ort, online und durch Schulungen für Mitarbeitende. Nutzen Sie lokale Kanäle, denen die Menschen vertrauen.
Bieten Sie für Ihre Mitarbeitenden und externen Stakeholder einen leicht zugänglichen, vertrauenswürdigen Kanal, über den sie Fehlverhalten und Beobachtungen jeglicher Art (z.B. im Zusammenhang mit Sicherheit oder Menschenrechten) melden oder einfach ihre Entwicklungsideen mitteilen können. Ihre Mitarbeitenden sind ein riesiger Talentpool, der brillante Ideen hervorbringen kann.

Richten Sie einen Ablauf für das Verwalten von Feedback ein und setzen Sie Ihre Mitarbeitenden darüber in Kenntnis.
Machen Sie deutlich , dass Sie keinerlei Repressalien gegen Personen tolerieren, die in gutem Glauben ein mutmaßliches Fehlverhalten melden oder an einer Untersuchung zur Lösung eines vermuteten Fehlverhaltens teilnehmen. Beispiele für Repressalien sind Degradierung, Entlassung, Ablehnung der Beförderung, Gehaltssenkung sowie Drohungen, Mobbing oder Belästigung.
Prüfen Sie alle gemeldeten Vorwürfe von Fehlverhalten umgehend. Ergreifen Sie bei bestätigtem Fehlverhalten Korrekturmaßnahmen und kommunizieren Sie das Ergebnis in einer gerechten und unparteiischen Weise an alle betroffenen Parteien.
Melden Sie vermutetes oder beobachtetes Fehlverhalten durch Mitarbeitende von UPM oder in Bezug auf diesen Verhaltenskodex für Lieferanten und Drittparteien von UPM entweder direkt bei Ihrem Ansprechpartner bei UPM oder anonym über den Kanal zum Melden von Fehlverhalten bei UPM.

Lieferkette und andere Stakeholder