Toimitusketju ja muut sidosryhmät
Käytännön opas
Yhteistyökumppaneiden tunteminen
UPM:n toimintatapa
UPM haluaa tunnistaa yhteistyökumppaneihin liittyvät riskit ja puuttua niihin jo ennen liikesuhteen solmimista. Seuraamme myös yhteistyökumppaneidemme toimintaa koko liikesuhteen ajan. UPM on sitoutunut vastuulliseen hankintaan ja odottaa liiketoimintakumppaneidensa noudattavan sovellettavia lakeja ja UPM:n Toimintaohjeessa (UPM Code of Conduct) mainittuja periaatteita. UPM:n Toimintaohjeessa toimittajille ja kolmansille osapuolille määritetään kyseisiä tahoja koskevat vaatimukset. Edellytämme myös toimittajiamme varmistamaan, että UPM:n liikesuhteen kannalta merkitykselliset toimittajat ja alihankkijat ovat sitoutuneet samaan.
Käytännön esimerkkejä
- Sitoudu julkisesti eettiseen liiketoimintaan.
- Aseta liikekumppaneille vaatimukset ja kerro ne heille avoimesti. Varmista, että ne kattavat tässä Toimintaohjeessa toimittajille ja kolmansille osapuolille esitetyt vaatimukset.
- Jos yrityksen toimittaja tai aliurakoitsija tarjoaa tuotteita tai palveluja yrityksen UPM:n kanssa tekemään sopimukseen liittyen, varmista sopimuksella, että he noudattavat UPM:n Toimintaohjetta toimittajille ja kolmansille osapuolille tai yrityksen omissa käytännöissä asetettuja vastaavia standardeja.
- Arvioi liikekumppaneihin liittyviä riskejä työntekijöiden oikeuksien ja ihmisoikeuksien, lahjusten ja korruptionvastaisen toiminnan, materiaalien ja palvelujen laadun, ympäristöpäästöjen ja muun lainmukaisuuden kannalta. Hyödynnä esimerkiksi taustatarkistuksia ja auditointeja sekä ennen liiketoimintasuhteen alkamista että sen aikana.
- Varmista, etteivät yrityksen liiketoimintakumppanit ole mukana sovellettavilla pakotelistoilla.
- Tarkasta yrityksen toimintaketjun toimijoiden luottokelpoisuus ja taloudellinen tilanne säännöllisesti. Kiinnitä huomiota hälytysmerkkeihin, joita ovat esimerkiksi monimutkaiset tai epätavalliset maksujärjestelyt, monelta eri taholta tulevat maksut tai pyynnöt ohjata maksu ulkopuoliselle tilille tai kolmannelle osapuolelle.
- Aseta yrityksen tärkeimmille ja korkean riskin toimittajille tavoitteet liittyen esimerkiksi sosiaalisiin ja ympäristövaikutuksiin ja valvo niiden edistymistä.
- Tue liikekumppaneita aktiivisesti vastuullisten liiketoimintakäytäntöjen jatkuvassa kehittämisessä.
- Valvo, että liikekumppanit noudattavat asettamiasi vaatimuksia. Pidätä itselläsi oikeus tehdä auditointeja. Tee riskipohjaisia auditointeja ja huolehdi niiden korjaavien toimenpiteiden seurannasta ja toteuttamisesta.
- Ryhdy asianmukaisiin toimenpiteisiin, jos havaitset väärinkäytöksiä.
- Pidä kirjaa kaikista liiketapahtumista, jotta voit tarvittaessa todistaa niiden lainmukaisuuden. Viranomaiset saattavat edellyttää tätä esimerkiksi rahanpesun torjuntaan liittyvässä tai korruptionvastaisessa tutkinnassa sekä rahanpesuun, terrorismin rahoittamiseen, veronkiertoon, petoksiin ja muihin talousrikoksiin liittyvien sovellettavien lakien ja säädösten perusteella.
Vuorovaikutus sidosryhmien ja yhteisöjen kanssa
UPM:n toimintatapa
Tavoitteemme on olla luotettava kumppani. UPM haluaa ymmärtää sidosryhmiensä odotuksia ja käydä vuoropuhelua UPM:n tavoitteista, toimintaperiaatteista ja toiminnan haasteista eri heidän kanssaan. Kunnioitamme oikeutta eriäviin mielipiteisiin ja haluamme edistää mielekästä keskustelua sidosryhmien ja yhteisöjen kanssa. Osallistumme paikallisiin kehityshankkeisiin, jotka koskevat toimintamme vaikutuspiirissä olevia yhteisöjä, ja pyrimme minimoimaan toimintamme mahdolliset näihin yhteisöihin kohdistuvat haittavaikutukset.
Käytännön esimerkkejä
- Arvioi yrityksen toiminnan mahdollinen vaikutus työntekijöihin, paikallisyhteisöihin ja muihin sidosryhmiin. Ryhdy toimenpiteisiin haittavaikutusten lieventämiseksi tai välttämiseksi. Toteuta sosiaalisia investointihankkeita mahdollisuuksien mukaan.
- Tunnista yrityksen sidosryhmät ja heidän odotuksensa sekä kuuntele heidän näkemyksiään. Dokumentoi ja käsittele mahdolliset valitukset asianmukaisesti.
- Tee yhteistyötä sidosryhmien kanssa ja ole valmis vuoropuheluun.
- Toimita paikallisille sidosryhmille ja yhteisöille läpinäkyvästi faktapohjaista tietoa yrityksen vaikutuksista ja toiminnasta.
- Jos yrityksen liiketoiminta muuttuu, sen ympäristövaikutukset kasvavat tai tapahtuu muita muutoksia, jotka voivat vaikuttaa merkittävästi sidosryhmien hyvinvointiin, ole heihin yhteydessä ennakoivasti ja kerro, mihin toimiin yritys on ryhtynyt. Tällaisia tilanteita voivat olla esimerkiksi vuodot, lisääntynyt hajuhaitta tai tuotannon laajentaminen.
- Järjestä kanava yhteisön ja sidosryhmien palautetta varten.
