Yleiset periaatteet 

• Varmista, ettei yrityksen toiminnassa anneta tai tarjota minkäänlaista arvokasta lahjaa tai palvelusta, jonka tarkoituksena on epäasiallisesti vaikuttaa liiketoimintapäätökseen liiketoimien edistämiseksi, liikesuhteiden ylläpitämiseksi tai epäreilun edun saamiseksi. Tätä ei sallita suoraan eikä välillisesti yrityksen puolesta toimivan kolmannen osapuolen kautta.
• Varmista, ettei yrityksen toiminnassa suoraan tai välillisesti pyydetä tai oteta vastaan mitään arvokasta lahjaa tai palvelusta, joka voisi vaikuttaa tai näyttää vaikuttavan objektiivisuuteen liiketoimintapäätöksissä.
• Huomaa, että käsitettä ”arvokas lahja tai palvelus” tulee tulkita laaja-alaisesti: se tarkoittaa esimerkiksi kaikenlaisia maksuja, lainoja, alennuksia, lahjoituksia poliittisten tarkoitusperien tai hyväntekeväisyyden hyväksi, hyvityksiä, lahjoja, lahjakortteja, aterioita, viihdepalveluita, matkoja, työ- tai harjoittelupaikkoja, liiketoimintamahdollisuuksia, palveluja ja muita vastaavia etuja.
• Muista, että virkamiesten suhteen korruptiota ja lahjontaa koskevat säännöt ovat vieläkin tiukemmat. Pientäkin virkamiehelle tarjottua tai annettua etua voidaan pitää lahjuksena.
• Huomaa, että termi ”virkamies” käsitetään korruptionvastaisessa lainsäädännössä hyvin laajasti. Se voi tarkoittaa ketä tahansa virkailijaa, työntekijää, toimihenkilöä, edustajaa, ehdokasta tai viranhakijaa missä tahansa valtionhallintoon kuuluvassa ministeriössä, virastossa, yksikössä, valtion omistamassa tai hallinnoimassa yrityksessä, tai kunnan, seurakunnan, poliittisen puolueen tai kansainvälisen julkisen organisaation palveluksessa.

Korruptio ja muut sopimattomat ja laittomat liiketoimintakäytännöt

• Tee oma osasi korruption kitkemisessä tunnistamalla ja kieltäytymällä siitä.
• Muut sopimattomat liiketoimintakäytännöt tarkoittavat mitä tahansa epäoikeudenmukaisia ja epäeettisiä keinoja liiketoimien edistämiseksi, liikesuhteiden ylläpitämiseksi tai epäreilun edun saamiseksi omasta tai jonkun muun liiketoiminnasta. Tällaisia keinoja ovat esimerkiksi kiristys, kavallus, petos, tietojen väärentäminen ja harhaanjohtava mainonta. Monet niistä ovat useissa maissa kiellettyjä.

Lahjat ja vieraanvaraisuus

• Varmista, ettei yrityksen toiminnassa tarjota, anneta tai oteta vastaan lahjoja, vieraanvaraisuuden osoituksia, aterioita, matkoja tai edustustapahtumia, jotka ovat kohtuuttomia tai joita käytetään vaikuttamaan epäasiallisesti liiketoimintapäätöksiin tai varmistamaan erityiskohtelu tai jotka voivat vaikuttaa muuten sopimattomilta.
• Varmista, että lahjalla tai vieraanvaraisuudella on oikeutettu liiketoiminnallinen syy ja että se on aina luonteeltaan ja arvoltaan kohtuullinen.
• Pidä yrityksessä selkeästi ja tarkasti kirjaa kaikista lahjoihin ja vieraanvaraisuuteen, aterioihin, matkoihin tai edustustapahtumiin liittyvistä kuluista.

Riskienhallinta

• Arvioi säännöllisesti yritykseesi kohdistuvia sisäisiä ja ulkoisia korruptio- ja lahjontariskejä ja dokumentoi ne.
• Huolehdi, että yrityksessä on korruption ja lahjonnan vastaiset toimintatavat (kuten toimintaohjeet, koulutukset ja kannustus väärinkäytösten raportointiin), jotka on mitoitettu riskitason mukaan.
• Huolehdi, että yrityksen ylin johto osoittaa – sekä viestinnässä että käytännössä – sitoutumistaan nollatoleranssiin korruption ja lahjonnan suhteen. Kaikkien esihenkilöiden on johdettava omalla esimerkillään.
• Varmista, että yrityksen työntekijät saavat koulutusta ja että he ovat tietoisia korruptionvastaisista menetelmistä ja ovat sitoutuneita niihin. Selvitä toimittajien ja yrityksen puolesta toimivien kolmansien osapuolien taustat. Velvoita heidät sopimuksen nojalla noudattamaan korruption ja lahjonnan vastaisia lakeja ja valvo velvoitteen noudattamista.
• Valvo ja arvioi yrityksen korruption ja lahjonnan vastaisia toimintatapoja ja kehitä niitä tarpeen mukaan.

• Varmista, että edustamasi oikeushenkilö on asianmukaisesti rekisteröity.
• Varmista, että yrityksellä on kaikki sen liiketoiminnan edellyttämät ja sopimusten tekemiseen tarvittavat luvat ja lisenssit ja että ne ovat aina ajan tasalla.
• Varmista, että yrityksellä on hyvämaineisessa vakuutusyhtiössä riittävä vakuutusturva liittyen yrityksen toimintaan UPM:n kanssa.
• Huolehdi, että yrityksessä tehdään säännöllisesti kattava riskiarviointi sen liiketoimintaan kohdistuvien riskien tunnistamiseksi, mukaan lukien taloudelliset, raaka-aineiden hankintaan liittyvät, sosiaaliseen vastuuseen ja ihmisoikeuksiin ja toimituksiin liittyvät riskit sekä ympäristöriskit (myrskyt, tulvat jne.) ja kyberriskit.
• Varmista, että yrityksessä ryhdytään johdonmukaisesti riskien edellyttämiin toimiin ja että yrityksessä on käytössä riskien hallintaan tarvittavat suojamekanismit.
• Ilmoita UPM:lle, mikäli havaitset riskin, joka voi vaikuttaa UPM:n liiketoimintaan. Näin voimme yhdessä ryhtyä toimenpiteisiin kyseisen riskin hallitsemiseksi tehokkaasti ja ennaltaehkäisevästi.
• Huolehdi, että UPM:lle toimitetaan tarvittavat tiedot yrityksen vastuullisuustuloksista tai kaikista ihmisoikeusriskeistä tai ympäristöhaitoista, jotka voidaan yhdistää UPM:n liiketoimintaan. Meillä on yhteinen vastuu käsitellä vastuullisuusriskejä ja -vaikutuksia sekä raportoida niistä läpinäkyvästi.
• Varmista, että yritys tuntee siihen sovellettavan verolainsäädännön sekä sen toimintaan liittyvät vero- ja muut viralliset maksuvelvoitteet. Ehkäise veronkierto yrityksen toiminnassa asianmukaisella valvonnalla.

• Estä rahanpesu, petokset ja muut talousrikokset yrityksen toiminnassa muun muassa soveltuvilla riskiarvioilla ja selvittämällä liikekumppaneiden taustat ja taloudellinen asema.
• Pysy ajan tasalla kansainvälisistä pakotesäännöksistä johtuvista kaupparajoitteista ja huolehdi, että yritys noudattaa niitä. Varmista pakotelistojen avulla, ettei yritys harjoita liiketoimintaa pakotteiden alaisten toimittajien, asiakkaiden ja muiden liiketoimintakumppanien kanssa. Ryhdy tarvittaessa myös muihin valvontatoimiin lainmukaisuuteen liittyvien riskien tunnistamiseksi ja vähentämiseksi tietyillä maantieteellisillä alueilla.
  
  

Eturistiriidat

• Vältä tilanteita, joissa yrityksen edut UPM:n toimittajana tai kolmantena osapuolella ovat ristiriidassa UPM:n etujen kanssa.
• Tavanomaisia ristiriidassa olevia intressejä, kuten kaupallisiin ehtoihin ja asiakkaiden palveluun liittyviä intressejä, ei katsota tässä eturistiriidoiksi. Eturistiriidassa on kyse tilanteista, joissa ristiriidat uhkaavat objektiivista päätöksentekoa.
• Ilmoita kaikista tilanteista, joissa yrityksen työntekijöillä on henkilökohtaisia kytköksiä UPM:ään tai UPM:n työntekijöillä on yritykseen liittyviä olennaisia taloudellisia intressejä. Läpinäkyvä toiminta varmistaa, että kummankin osapuolen päätöksenteko on objektiivista.

• Varmista, että UPM:n omaisuutta tai tietoja käytetään vain tarkoitukseen, johon ne on luovutettu.
• Varmista tietojen luottamuksellisuuden säilyminen ja tietoturva, mikä koskee esimerkiksi UPM:n liikesalaisuuksia. Varmista asianmukaisilla salassapitojärjestelyillä, muilla turvajärjestelmillä ja pääsyrajoituksilla, että luottamuksellisia tietoja annetaan vain henkilöille, jotka tarvitsevat niitä työhönsä.
• Älä keskustele luottamuksellisista asioista julkisilla paikoilla, sosiaalisessa mediassa tai perheenjäsenten tai ystävien kanssa.
• Varmista, että yrityksen käyttämät IT-työkalut on suojattu kyberriskeiltä asianmukaisesti.
• Ota käyttöön IT-tietoturvakäytäntöjä, jotka suojelevat tietoja ja omaisuutta kyberriskeiltä.

• Varmista koulutuksella ja viestinnällä, että yrityksen henkilöstö ja liiketoimintakumppanit tuntevat yrityksen salassapito- ja kybersuojausvaatimukset ja noudattavat niitä.
• Kerää, käsittele, tallenna ja hävitä henkilötiedot sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti.
• Ole tietoinen siitä, miten tekoälyä käytetään liiketoiminnassa ja miten yrityksen työntekijät käyttävät sitä. Varmista, että käyttö on sovellettavan lainsäädännön mukaista.
• Suojaa UPM:n immateriaalioikeuksia, kuten keksintöjä, patentteja, tavaramerkkejä ja domain-nimiä, ylläpitämällä asianmukaista juridista suojaa tai luottamuksellisuutta.
• Varmista, että yrityksen tuotteet ja palvelut eivät riko minkään kolmannen osapuolen immateriaalioikeuksia.