Allgemeine Grundsätze 

• Geben oder bieten  Sie keine Wertgegenstände an, um eine Geschäftsentscheidung widerrechtlich zu beeinflussen und sich dadurch Geschäfte oder deren Fortführung zu sichern oder sich einen unfairen Vorteil zu verschaffen. Das ist weder direkt noch indirekt – d. h. durch Drittparteien, die in Ihrem Auftrag handeln – zulässig.
• Verlangen oder akzeptieren  Sie weder direkt noch indirekt Wertgegenstände, wenn dies Ihre Objektivität bei Geschäftsentscheidungen tatsächlich oder scheinbar beeinflussen kann.
• Beachten  Sie, dass der Begriff „Wertgegenstand“ sehr weit zu fassen ist. Er umfasst Zahlungen, Kredite, Rabatte, Spenden zu politischen oder wohltätigen Zwecken, Erstattungen, Geschenke, Geschenkgutscheine, Mahlzeiten, Einladungen zu Veranstaltungen, Reisen, Beschäftigungen oder Praktika, Geschäftsmöglichkeiten, Dienstleistungen und sonstige Vergünstigungen umfassen.
• Bedenken  Sie, dass die Korruptions- und Bestechungsbestimmungen im Zusammenhang mit Amtspersonen sogar noch strenger sind. Selbst geringfügige Leistungen, die einer Amtsperson angeboten oder gewährt werden, können als Bestechung ausgelegt werden.
• Beachten  Sie, dass der Begriff „Amtsträger“ im Rahmen verschiedener Antikorruptionsgesetze eine große Bandbreite an Bedeutungen haben kann. Häufig umfasst der Begriff alle Beamten, Mitarbeitenden, Vertreter von oder Kandidaten für Ministerien oder Behörden, staatlichen oder staatlich kontrollierten Unternehmen, Gemeinden, Kirchengemeinden, politischen Parteien oder internationalen Organisationen.

Korruption und sonstiges unlauteres und illegales Geschäftsgebaren

• Leisten Sie Ihren Beitrag  zur Korruptionsbekämpfung, indem Sie Korruption erkennen und ablehnen.
• „Sonstiges unlauteres Geschäftsgebaren“ umfasst alle Formen unfairer und unethischer Vorgehensweisen, mit denen bezweckt wird, sich Geschäfte oder deren Fortführung zu sichern oder einen unlauteren Vorteil aus dem eigenen Geschäft oder dem Geschäft einer anderen Person zu erlangen. Beispiele sind Erpressung, Veruntreuung, Betrug, Vorspiegelung falscher Tatsachen oder irreführende Werbung. Viele dieser Praktiken sind in verschiedenen Ländern rechtswidrig.

Geschenke und Bewirtungen

• Unzulässig ist das Anbieten, Geben oder Annehmen  von unverhältnismäßigen Geschenken, Bewirtungen, Einladungen zu Veranstaltungen oder Reisen, die zur Beeinflussung von Geschäftsentscheidungen oder zur Sicherung von Begünstigungen genutzt werden den Anschein der Unangemessenheit erwecken könnten.
• Geschenke oder Bewirtungen  müssen einen legitimen Geschäftszweck erfüllen und in Art und Umfang stets angemessen sein.
• Bewahren  Sie klare und genaue Aufzeichnungen und Belege für alle Geschenke, Bewirtungen, Einladungen zu Veranstaltungen oder Reisen auf.

Risikomanagement

• Beurteilen und dokumentieren Sie regelmäßig  interne und externe Korruptions- und Bestechungsrisiken, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt sein kann.
• Ergreifen und erhalten  Sie Vorbeugungsmaßnahmen wie beispielsweise Richtlinien, Schulungen und Anreize zur Meldung von Fehlverhalten, die in einem angemessenen Verhältnis zu Korruptions- und Bestechungsrisiken Ihres Unternehmens stehen.
• Gewährleisten  Sie, dass Ihre Geschäftsleitung – in Wort und Tat – die Nichtduldung von Korruption und Bestechung unter Beweis stellt und dass alle Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen.
• Schulen  Sie Ihre Mitarbeitenden und stellen Sie sicher, dass sie sich der Richtlinien zur Korruptionsbekämpfung bewusst sind und diese befolgen. Unterziehen Sie Lieferanten und Drittparteien, die in Ihrem Auftrag agieren, Hintergrundprüfungen, und verpflichten Sie sie vertraglich zur Einhaltung der anwendbaren Gesetze zur Bekämpfung von Korruption und Bestechung. Überwachen Sie die Einhaltung dieser Verpflichtung.
• Überwachen und überprüfen Sie Ihre Verfahren für die Bekämpfung von Korruption und verbessern Sie diese, wenn erforderlich.

• Erfüllen  Sie die für Ihre Rechtsform geltenden Registrierungsverpflichtungen.
• Erwerben und erhalten  Sie alle Zulassungen und Genehmigungen, die für Ihre Geschäftstätigkeit und für den Abschluss von Vereinbarungen erforderlich sind.
• Sorgen  Sie für angemessenen Versicherungsschutz bei einem seriösen Versicherer für alle Ihre Tätigkeiten im Zusammenhang mit UPM.
• Führen  Sie regelmäßig eine effektive Risikobewertung durch, um Ihre Unternehmensrisiken zu erkennen, z.B. wirtschaftliche Risiken, Lieferung von Rohstoffen, Umwelt (Unwetter, Hochwasser usw.), soziale und Menschenrechtsrisiken und Cyber-Angriffe.
• Gehen Sie konsequent gegen Risiken vor  und sorgen Sie für ein effektives Risikomanagement.
• Informieren  Sie UPM über Risiken, die sich auf die Geschäftstätigkeit von UPM auswirken könnten. So können wir gemeinsam überlegen, wie sich das Risiko proaktiv und effektiv bewältigen lässt.
• Stellen  Sie UPM die notwendigen Informationen über die Nachhaltigkeitsleistung Ihres Unternehmens sowie über etwaige Menschenrechtsrisiken oder Umweltschäden zur Verfügung, die im Zusammenhang mit den Geschäftstätigkeiten von UPM stehen könnten. Wir tragen eine gemeinsame Verantwortung, Nachhaltigkeitsrisiken und -auswirkungen anzugehen und transparent darüber zu berichten.
• Informieren Sie sich über die Steuergesetze, denen Ihr Unternehmen unterliegt, sowie über alle weiteren Steuern und offiziellen Zahlungen, die im Rahmen Ihres Unternehmens entrichtet werden müssen. Verhindern Sie Steuerhinterziehung z.B. durch angemessene Überwachung.

• Verhindern  Sie bei Ihren Geschäftstätigkeiten Geldwäsche Betrug sowie andere Formen finanzieller Straftaten, z.B. durch angemessene Finanz- und sonstige Hintergrundüberprüfungen Ihrer Geschäftspartner.
• Bleiben Sie auf dem neuesten Stand der Handelsbeschränkungen durch internationale Sanktionen und beachten Sie diese. In der Praxis heißt das, dass Sie Ihre Lieferanten, Kunden und anderen Geschäftspartner beispielsweise durch Abgleich mit Sanktionslisten überwachen, um Transaktionen mit sanktionierten Parteien zu vermeiden. Führen Sie erforderlichenfalls zusätzliche Überwachungsaktivitäten durch, z.B. in bestimmten geografischen Regionen, um Compliance-Risiken zu erkennen und zu mindern.
  
  

Interessenskonflikte

• Vermeiden  Sie Situationen, in denen Ihre Interessen als Lieferant oder Drittpartei von UPM mit den Interessen von UPM in Konflikt stehen.
• Normale widersprüchliche Interessen in Bezug auf kommerzielle Bedingungen und Kundendienst gelten in diesem Zusammenhang nicht als Interessenkonflikt. Der Begriff bezeichnet vielmehr Situationen, in denen eine objektive Entscheidungsfindung aufgrund solcher Interessen gefährdet ist.
• Melden Sie alle Fälle, in denen Ihre Mitarbeitenden persönliche Beziehungen zu UPM haben oder wenn Mitarbeitende von UPM wesentliche finanzielle Interessen an Ihrem Unternehmen haben. Transparenz gewährleistet eine objektive und faire Entscheidungsfindung auf beiden Seiten.

• Verwenden  Sie Firmeneigentum, einschließlich Informationen, von UPM ausschließlich zu den Zwecken, zu denen es Ihnen anvertraut wurde.
• Ergreifen  Sie geeignete Maßnahmen, um die Vertraulichkeit und Sicherheit von Daten, einschließlich der Handelsgeheimnisse von UPM, zu wahren. Verwenden Sie Vertraulichkeitsvereinbarungen und andere Schutzsysteme und beschränken Sie den Zugang zu vertraulichen Daten nur auf diejenigen, die sie für ihre Arbeit benötigen.
• Erörtern  Sie vertrauliche Themen weder in öffentlichen Bereichen oder sozialen Medien noch mit Verwandten oder Freunden.
• Stellen Sie sicher , dass die in Ihrem Unternehmen verwendeten IT-Tools angemessen vor Cyber-Angriffen geschützt sind.
• Implementieren  Sie IT-Richtlinien für die Informationssicherheit, um Daten und Assets vor Cyber-Angriffen zu schützen.

• Gewährleisten  Sie durch Schulungen und Kommunikation, dass Ihre Mitarbeitenden und Geschäftspartner Ihre Anforderungen an Vertraulichkeit und Cyber-Sicherheit kennen und einhalten.
• Erfassen, verarbeiten, speichern und löschen  Sie personenbezogene Daten gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen.
• Machen Sie sich bewusst , wie Künstliche Intelligenz in Ihrem Unternehmen und von Ihren Mitarbeitenden verwendet wird. Stellen Sie sicher, dass die geltende Gesetzgebung dabei eingehalten wird.
• Schützen  Sie das geistige Eigentum von UPM wie Erfindungen, Patente, Handelsmarken und Domainnamen, indem Sie angemessenen Rechtsschutz oder Vertraulichkeit wahren.
• Achten Sie darauf , dass Ihre Produkte und Dienstleistungen nicht gegen Geistige Eigentumsrechte Dritter verstoßen.