Łańcuch dostaw
Praktyczny przewodnik
Znajomość kontrahentów
Zasady działania firmy UPM
Firma UPM chce zidentyfikować i wyeliminować zagrożenia związane z jej partnerami biznesowymi przed nawiązaniem z nimi jakichkolwiek relacji biznesowych. Monitorujemy również partnerów biznesowych w trakcie trwania naszych relacji biznesowych. Firma UPM zobowiązała się stosować praktyki odpowiedzialnego pozyskiwania surowców i oczekuje od swoich partnerów biznesowych zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz przestrzegania zasad przedstawionych w Kodeksie Postępowania UPM. W Kodeksie dla Dostawców i Podmiotów Zewnętrznych definiujemy wymagania dotyczące naszych dostawców i podmiotów zewnętrznych. Wymagamy również, aby nasi dostawcy zagwarantowali, że ich dostawcy i podwykonawcy zaangażowani we współpracę z UPM zobowiązują się stosować te same zasady w swojej pracy.
Przykłady i dobre praktyki
- Otwarcie deklaruj swoje zaangażowanie w prowadzenie działalności w sposób uczciwy i zgodny z zasadami etyki.
- Zdefiniuj wymagania dla partnerów biznesowych i przekaż je w przejrzysty sposób. Dopilnuj, aby te wymagania obejmowały zakres niniejszego Kodeksu dla Dostawców i Podmiotów Zewnętrznych.
- Jeśli Twój dostawca lub podwykonawca dostarcza produkty lub świadczy usługi związane z Twoją umową z UPM, zapewnij w postaci umowy, że będzie przestrzegać Kodeksu UPM dla Dostawców i Podmiotów Zewnętrznych lub równoważnych norm określonych w zasadach Twojej firmy.
- Oceniaj ryzyko dotyczące partnerów biznesowych pod kątem praw pracowników i człowieka, przeciwdziałania łapownictwu i korupcji, jakości materiałów lub usług, emisji zanieczyszczeń środowiska i innych zagrożeń związanych ze zgodnością z przepisami. Używaj podstawowych kontroli i audytów przed wejściem w relację biznesową, jak i podczas jej trwania.
- Sprawdzaj , czy Twoi partnerzy biznesowi nie widnieją na obowiązujących listach sankcji.
- Regularnie przeprowadzaj kontrole kredytowe i finansowe w ramach łańcucha dostaw. Zwracaj uwagę na sygnały ostrzegawcze, takie jak złożone lub nietypowe struktury płatności, wiele płatności od różnych podmiotów i prośby o płatności na niepowiązane konta lub na rzecz niepowiązanych podmiotów zewnętrznych.
- Ustal cele dotyczące wyników dla dostawców kluczowych i dostawców wysokiego ryzyka, np. w obszarach wpływu na środowisko i społeczeństwo, oraz monitoruj ich postępy.
- Aktywnie wspieraj partnerów biznesowych w ciągłym udoskonalaniu odpowiedzialnych praktyk biznesowych.
- Monitoruj zgodność z wymaganiami ustalonymi dla partnerów biznesowych. Zastrzeż sobie prawo do przeprowadzania audytów oraz realizuj audyty oparte na analizie ryzyka, z uwzględnieniem działań naprawczych i kontrolnych.
- Jeśli stwierdzisz jakiekolwiek niezgodności, podejmij odpowiednie działania .
- Prowadź dokumentację wszystkich transakcji biznesowych, aby wykazać legalność transakcji biznesowych. Może to być wymagane przez władze, np. w ramach dochodzenia dotyczącego przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy lub przeciwdziałaniu korupcji oraz zgodnie z przepisami dotyczącymi prania brudnych pieniędzy, finansowania terroryzmu, uchylania się od płacenia podatków, oszustw i innych przestępstw finansowych.
Interakcje z interesariuszami i społeczeństwem
Zasady działania firmy UPM
Naszym celem jest bycie zaufanym partnerem biznesowym. Firma UPM pragnie zrozumieć konkretne oczekiwania naszych interesariuszy oraz nawiązać z nimi dialog w celu omówienia celów biznesowych, a także zasad działania oraz wyzwań, z jakimi muszą się zmierzyć. Szanujemy prawo do wygłaszania różnych opinii i chcemy wspierać świadomy dialog zarówno z partnerami, jak i społeczeństwem. Dążymy do wspierania rozwoju społecznego i gospodarczego społeczności, na które wpływa nasza działalność, oraz do minimalizowania wszelkich negatywnych skutków tej działalności.
Przykłady i dobre praktyki
- Oceń potencjalny wpływ swoich działań na pracowników, lokalne społeczności i innych interesariuszy. Podejmij kroki, by ograniczyć lub uniknąć wszelkich negatywnych wpływów. W miarę możliwości wdrażaj inicjatywy na rzecz rozwoju społeczności.
- Zidentyfikuj swoich interesariuszy, ich oczekiwania oraz słuchaj ich opinii. Sprawdź, czy dysponujesz odpowiednimi systemami do dokumentowania ewentualnych skarg i korzystaj z nich konsekwentnie.
- Nawiązuj relacje z różnymi interesariuszami i bądź otwarty na dialog.
- Przekazuj lokalnym interesariuszom i społeczeństwu przejrzyste i oparte na faktach informacje na temat swoich wpływów i wyników.
- W przypadku zmian w działalności firmy lub zwiększenia wpływu na środowisko bądź innych zmian, które mogą znacząco wpłynąć na dobro interesariuszy, poinformuj ich o tym z wyprzedzeniem i wyjaśnij, jakie działania zostały zastosowane w odpowiedzi. Przykłady takich sytuacji mogą obejmować wyciek lub rozlanie, natężenie przykrego zapachu lub rozszerzenie produkcji.
- Utwórz kanał komunikacji, w ramach którego społeczność i interesariusze będą mogli przekazywać swoje opinie.